যোগাযোগকে কার্যকর (effective) করতে হলে কয়েকটি উপাদান এর মধ্যে নিশ্চিত করতে হবে : Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent and Considered, Complete ও Courteous.

এ ৭টি বিষয়কে কার্যকর যোগাযোগের শর্ত বা উপাদান কিংবা বৈশিষ্ট্য হিসেবেও বিবেচনা করা যেতে পারে। বিষয়গুলো সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করা যাক :

1. Clear (যোগাযোগে স্পষ্টতা থাকতে হবে) : বিষয়টিকে ২টি ধাপে দেখতে হবে। প্রথমত : আমি কেন বা কী কারণে যোগাযোগ করছি? আমি যে বার্তা (message) দিচ্ছি, তা কেন দিচ্ছি? এর উদ্দেশ্য কী? আমি কী চাই? যার সঙ্গে (audience/receiver) যোগাযোগ করছি, সে কি জানে- কেন তার সঙ্গেই যোগাযোগ করছি? তাকে যে বার্তা দিচ্ছি, এর বিপরীতে তার কাছ থেকে আমি কী প্রত্যাশা করছি (feedback) - তা কি সে জানে? - যোগাযোগের সময় এ বিষয়গুলো সম্বন্ধে উভয়পক্ষেরই স্পষ্ট ধারণা থাকতে হবে।

দ্বিতীয়ত : যোগাযোগের সময় আমি যে বার্তা ব্যবহার করছি, সেটি কি স্পষ্ট? আমি যা বলতে চাই, তা কি আমার ওই বার্তার মাধ্যমে স্পষ্ট হচ্ছে? আমি কি এমন কোনো শব্দ বা জার্গন (বিশেষ অর্থবোধক শব্দ) ব্যবহার করছি, যা আমার অডিয়েন্স বুঝতে পারছে না? - এমন বিষয়গুলো বার্তা দেওয়ার সময় বিবেচনা করতে হবে।

2. Concise (যোগাযোগে বার্তা হবে সংক্ষিপ্ত) :  বার্তা অবশ্যই সহজ, সরল ও সংক্ষিপ্ত হওয়া দরকার। যথাসম্ভব সহজ, ছোট ও পরিচিত শব্দ ব্যবহার করা উচিৎ। বাক্যগুলো দীর্ঘ না করে ছোট ছোট বাক্যে ভেঙ্গে বললে অডিয়েন্সের পক্ষে তা বুঝতে সহজ হয়। আর, মূল কথাগুলো বলার ব্যাপারেই মনোযোগী হতে হবে; অকারণ বাড়তি কথা বলা হচ্ছে কি না, তা ভেবে দেখা দরকার।

অর্থাৎ, যতোটা সম্ভব কম কথায় মূল বক্তব্য তুলে ধরতে হবে।

3. Concrete (যোগাযোগ হতে হবে নির্ভরযোগ্য ও বাস্তবসম্মত) : আপনি যে বার্তা দিচ্ছেন, তা হতে হবে তথ্যবহুল ও যুক্তিনির্ভর। বার্তায় আপনার বক্তব্য ও মতামতের সমর্থনে উপযুক্ত তথ্য, রেফারেন্স বা নির্ভরযোগ্য সূত্রের সঙ্গে প্রাসঙ্গিকতা থাকা জরুরি। বার্তায় ব্যবহৃত তথ্য-উপাত্ত অবশ্যই আপনার বক্তব্য ও দাবিকে যুক্তি দিয়ে জোরালো করার উপযোগী হতে হবে। যা বলতে চাইছেন, তা ভাসাভাসা কিংবা দুর্বল বক্তব্যমাত্র যেন না হয়, সেটি নিশ্চিত করতে হবে। এতে সারবস্তু থাকতে হবে।

4. Correct (যোগাযোগে বার্তা হবে সঠিক বা যথার্থ) : যোগাযোগের সময় ব্যবহৃত বার্তা সবসময় সঠিক বা নির্ভুল হতে হবে। বার্তার মধ্যে মূলত ২টি দিক থাকে : এক. ব্যবহৃত তথ্য বা রেফারেন্স; এবং দুই. শব্দের ব্যবহার ও বাক্যগঠন তথা ব্যাকরণ। এ ২টি দিক থেকেই বার্তা সবসময় নির্ভুল হওয়া দরকার। কেননা, বার্তার মধ্যে যদি ভুল থাকে এবং অডিয়েন্স যদি তা বুঝতে পারে, তাহলে বক্তা বা সোর্সের বিশ্বাসযোগ্যতা (credibility) কমে যায়। এতে অডিয়েন্স আস্থা ও মনোযোগ হারায়। ফলে, পুরো যোগাযোগ প্রক্রিয়াটিই ব্যর্থ হওয়ার ঝুঁকি বাড়ে।

5. Coherent and Considered (বার্তা হবে সুসঙ্গত ও বিবেচনাপ্রসূত) : আপনার বক্তব্য (বার্তা) সুস্পষ্ট, যুক্তিনির্ভর ও স্পষ্ট হতে হবে। আপনার বক্তব্য ও এতে ব্যবহৃত ধারণাগুলো যেন অবশ্যই আপনার যুক্তি বা দাবিকে প্রতিষ্ঠা করার পক্ষে উপযোগী হয়। এর পাশাপাশি- কী বলছেন, কেন বলছেন এবং কাকে বলছেন - এ প্রেক্ষাপটগুলোও আপনার বার্তা তৈরির সময় অর্থাৎ বক্তব্যের মধ্যে বিবেচনায় নেওয়া জরুরি। তাহলেই আপনার বার্তা যুক্তিযুক্ত, সুসংসত, প্রাসঙ্গিক, জোরালো ও কার্যকর হবে।

6. Complete (যোগাযোগ হতে হবে সম্পূর্ণ) : কারো সঙ্গে যোগাযোগ করার সময় আপনি কী কারণে যোগাযোগ করছেন, কী বলতে চাইছেন এবং আপনার উদ্দেশ্য কী - তা বার্তার মধ্যে সম্পূর্ণভাবে তুলে ধরতে হবে। আপনার ভাবনার মধ্যে অনেককিছুই রয়েছে, কিন্তু আপনি বার্তায় প্রকাশ করলেন আংশিক তথ্য- এমন যেন না হয়। এতে অডিয়েন্স আপনার উদ্দেশ্য, মতামত বা যুক্তি পূর্ণাঙ্গভাবে বুঝতে পারবে না। তাই, খণ্ডিত তথ্য না দিয়ে নিজের সব ভাবনা-চিন্তা, যুক্তি, তথ্য ও প্রত্যাশার বিষয়গুলো বার্তায় সার্বিকভাবে তুলে ধরতে হবে।

সহজ কথায় বললে, যা বলা দরকার এবং যতোটা বলা দরকার, এর পুরোটাই বলুন; কোনোকিছু অব্যক্ত, অনুক্ত বা উহ্য রাখবেন না।

7. Courteous (যোগাযোগের মধ্যে বিনয় থাকবে) : আপনি যা বলছেন এবং যেভাবে বলছেন - দুটোর মধ্যেই বিনয় থাকা জরুরি। যোগাযোগের সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াই বিনয়ী ও মার্জিত হতে হবে। সবসময় অন্যের সঙ্গে আপনার নিজের ধারণা বা মতামত মিলবে না; কিন্তু, দ্বিমত পোষণ করার জন্য উগ্র বা সহিংস হয়ে ওঠা একেবারেই গ্রহণযোগ্য নয়।

যার সঙ্গে যোগাযোগ হচ্ছে, তাকে যথেষ্ট গুরুত্ব দিতে হবে। যোগাযোগে অংশগ্রহণকারীদের কেউ কারো আত্মমর্যাদার বোধে আঘাত করবে না। মতের পার্থক্য থাকলেও না। যোগাযোগ যাদের মধ্যে হচ্ছে, সবার মধ্যেই পারস্পরিক শ্রদ্ধার বোধ থাকতে হবে। এজন্য যোগাযোগে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে উদারতা (openness) ও পরমতসহিষ্ণুতা (tolerance) থাকা জরুরি। না হলে যোগাযোগ প্রক্রিয়া বাধাগ্রস্ত বা ব্যর্থ হওয়ার সুযোগ তৈরি হয়।

অর্থাৎ, যোগাযোগ সবসময় পরিশীলিত, মার্জিত ও পরিচ্ছন্ন হওয়া দরকার। শান্তিপূর্ণ উপায়েও ভিন্নমত প্রকাশ করা যায় এবং তর্ক-বিতর্ক করা যায়। কোনো কারণেই যেন বক্তব্য ও তা বলার ধরনে অভদ্রতা বা অহেতুক উগ্রতার প্রকাশ না ঘটে, সেদিকে লক্ষ্য রাখতে হবে।  

যোগাযোগ যদি কার্যকর না হয়, তাহলে তা সফল হবে না; অর্থাৎ, যোগাযোগের উদ্দেশ্য পূরণ হবে না। তাই, যোগাযোগকে কার্যকর করে তুলতে হলে এ বিষয়গুলো চর্চার মধ্যে রাখতে হবে।

দৈনন্দিন সাধারণ আলাপচারিতা, ফোনকল বা টেক্সট মেসেজ, সোশ্যাল মিডিয়ার কোনো পোস্ট, ইমেইল, পেশাগত প্রয়োজন বা সভা-সেমিনার কিংবা বাচনিক (verbal) ও লিখিত (writeen) - ইত্যাদি সব ধরনের যোগাযোগেই এ বিষয়গুলো গুরুত্বপূর্ণ।